Avant la formation
- Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès
Pendant la formation
Introduction
- Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation de la formation
Optimisation de l’utilisation d’Outlook
- Utilisation des indicateurs de suivi
- Catégorisation des messages
- Utilisation de la fonction “Conversation” et de ses options
- Recherches personnalisées
- Gestion des actions rapides
- Création et gestion de règles pour trier les messages
- Utilisation de la boîte de réception prioritaire
- Chargement et récupération des pièces jointes sur OneDrive pour libérer de l’espace de stockage
- Création et utilisation de modèles de messages
- Récupération de messages supprimés à partir de la corbeille
- Organisation de son temps
Gestion de son calendrier
- Gestion des rendez-vous, événements et demande de réunions
- Vérification de la disponibilité des participants grâce à l’assistant de planification
- Suivi des participants et du lieu des réunions
- Périodicité, disponibilité, rappels et sélection de dates
- Vue hebdomadaire et mensuelle
- Modification, changement d’affichage et utilisation de filtres
Gestion des tâches
- Priorisation des tâches
- Création de tâches et de rappels à partir d’un message
- Organisation de son quotidien à l’aide des tâches et suivi des progrès
- Attribution, réponse et transfert de tâches
- Conservation des tâches relatives à plusieurs projets
- Saisie de tâches périodiques en une seule fois
- Utilisation de l’application To Do pour gérer les tâches
Travail en groupe
- Délégation d’éléments Outlook à des collaborateurs
- Partage d’informations et définition des permissions associées aux éléments
- Mise en place de règles de classement et d’archivage en fonction de ses missions et de son poste
Archivage
- Principes de l’archivage
- Utilisation des fichiers PST
- Archivage manuel et automatique
- Utilisation d’outils de nettoyage Création de réponses automatiques pour les courriels répétitifs
- Utilisation des règles de tri automatique pour gagner en efficacité
Analyse de la situation de votre entreprise
- Échanges de points de vue sur les difficultés rencontrées
- Réflexions collectives pour trouver des solutions
Synthèse de la session
- Échanges sur les actions concrètes à mettre en place dans son milieu professionnel
- Conseils spécifiques de l’animateur pour chaque personne présente
- Bilan oral et évaluation à chaud
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d’auto-évaluation et/ou certification
Passage de la certification TOSA®- optionnel
Cette formation peut être clôturée par le passage de la certification TOSA®, la référence des certifications des compétences informatiques et digitales. La certification TOSA® vous permet de valoriser vos compétences sur votre CV ou vos profils sur les réseaux sociaux professionnels.
Elle est adaptée à tous les niveaux, utilisateurs occasionnels ou experts.
- Prévoir l’achat de la certification en supplément
- L’examen est en français. Il s’effectuera en ligne à la fin de la formation et durera en moyenne 1h00
- Il faudra avoir minimum 351 points pour obtenir la certification (le score obtenu est progressif et attestera d’un niveau de compétence)
